El manual de Instrucciones

Manual de instrucciones

Explicaciones, paso a paso, de como realizar cierta tarea o tareas. Puede referirse a los siguientes ámbitos:

·         Informática, para realizar la instalación de una aplicación correctamente, programación o qué hacer en caso de tener algún problema.

·         Electrónica, para componentes electrónicos cuando se adquiere alguno.

·         Seguridad, para manufacturas cuya utilización inadecuada podría acarrear riesgos para la salud del usuario

El instructivo o manual de instrucciones es un folleto con información orientada a explicar el funcionamiento y/o utilización de algún artefacto, juego, producto, etc. Ejemplo: manual que traen los equipos de sonido para aprender a manejarlos y a conocer sus funciones de uso.

Podríamos definir al instructivo como una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera para darle a un individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación. El instructivo puede ser muy variado de acuerdo al tipo de situación que se aplique.

Escrito que contiene indicaciones muy precisas como enseñar el manejo de un aparato, realizar diversas actividades,  efectuar trámites,  operar maquinaria, Documento que sirve para instruir acerca del uso y especificaciones generales de algún artículo adquirido.

Contiene las disposiciones de carácter general emitidas para regular el uso de dicho artículo y su funcionamiento interno y  el folleto incluido en donde se explica, o se dan las instrucciones para armar, instalar o utilizar el artículo que se ha comprado. Además, se ilustra el manejo del material que se ofrece en el paquete.

Los instructivos varían dependiendo del producto que sea, por ejemplo si se trata de medicamentos, objetos para armar, o un instructivo para manejar una máquina.

Importancia

El consumidor, antes de empezar a usar un producto, debe leer el manual, con la finalidad de conocer a detalle las funciones e implicancias del bien adquirido. No es costumbre de la mayoría de los consumidores revisar el manual, incluso muchos comerciantes no entregan una guía de uso al consumidor.

Esta práctica de consumidores y proveedores juega un papel fundamental en las relaciones: es una conducta negligente por parte del consumidor, y una infracción a la Ley por parte del proveedor, quien está obligado a informar cómo se debe usar el bien comercializado.

En el caso del consumidor, el hecho de no atender las indicaciones de uso o consumo del producto puede resultar en el deterioro del bien, sin derecho a exigir reparación. El peor de los casos también podría provocarle serias afectaciones a la salud, según el tipo de producto.

Por ejemplo, a pesar de que una de las exigencias de la Ley dispone que los proveedores deben comercializar bienes seguros, existen algunos cuyo uso resulta peligroso por su propia naturaleza y finalidad, tal es el caso de los insecticidas, que se califican dentro de los productos que conllevan riesgos previsibles, por ende el deber de quien los comercializa es informar sobre los riesgos y el modo de usarlos sin exponer la salud.

Ahora bien, atender las indicaciones de uso o consumo, constituye uno de los presupuestos básicos para poder reclamar la ejecución de la garantía. Dicho en otras palabras, si el proveedor demuestra que el consumidor no le dio el uso correcto al bien, a pesar de haber tenido el manual, este se puede rehusar a reparar o reemplazar el bien, es decir, que el consumidor pierde la garantía.

Por ejemplo, adquirir una aspiradora catalogada por el manual como artefacto para uso doméstico y utilizarla en un auto-lavado, es darle un uso distinto al indicado por el proveedor, si el bien llegara a quemarse por el uso excesivo, al momento del reclamo, el proveedor puede alegar uso indebido, y según la Ley, es precisamente una de las causas que exoneran al proveedor de responder por concepto de garantía.

En el sentido expresado, la Ley literalmente dispone que el proveedor se encuentra exonerado de la responsabilidad derivada de la garantía “cuando el consumidor no haya atendido las instrucciones para la instalación, uso o mantenimiento indicado en el manual del producto y en la garantía entregados”.

En sentido contrario, el proveedor está obligado a informar detalladamente sobre las indicaciones de uso o consumo, el no hacerlo constituye un “defecto de comercialización”, en este caso, a pesar que el bien hubiese sido vendido en óptimas condiciones, si el consumidor lo llegase a dañar por el uso indebido, perfectamente puede reclamar la reparación o reemplazo, pues el mal uso obedece al incumplimiento del deber de información que todo proveedor tiene, quien es el profesional que conoce el bien que comercializa.

En el mismo sentido, el proveedor no puede aumentar indicaciones una vez que se ha presentado un problema en el funcionamiento del bien, todas las indicaciones y restricciones deben ser transmitidas al consumidor por medio de un manual al momento de la venta.

En conclusión, el uso correcto de los bienes comercializados y el mantenerlos en buen estado, es una tarea que debe ser asumida por proveedores y consumidores, y es herramienta fundamental para ganar o perder un caso que se haya originado por algún desperfecto del producto.

Características

·         Dar a conocer a los usuarios finales las características y las formas de funcionamiento del servicio brindado.

·         Proporcionar al usuario la información necesaria para utilizar el producto adquirido.

·         Facilita registrar las solicitudes del Servicio de conectividad, y reportes de fallas correspondientes al producto en uso.

·         Conocer cómo utilizar un sistema, mediante una descripción detallada e ilustrada a través de opciones.

·         Conocer el alcance de toda la información por medio de una explicación detallada e ilustrada de cada una de las páginas que lo conforman.

·         Satisfacer las necesidades reales de la empresa

·         Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación

·         Facilitarla localización de las orientaciones y disposiciones especificas

·         Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad

·         Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios

·         Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones

·         Tener un proceso continuo de revisión y actualización

·         Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización

·         Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.

Estructura

Portada

Tema que aborda el manual y el nombre de quien elaboro el manual
Índice
En él debe consignarse todos los títulos ya sean de 1°, 2° o 3° nivel, y su correspondiente página para que, como cualquier texto, el destinatario pueda ubicarlos rápidamente.

Introducción 
Describir el contenido y la finalidad por el cual fue elaborado el material.
Análisis y requerimientos del sistema.

Detallar los requerimientos que necesita el programa para poder instalarlo en un equipo. Especificar los alcances y las limitaciones que tiene el programa.

Explicación del funcionamiento

Este es el cuerpo del manual, en el cual se debe explicar paso por paso las diferentes funciones del programa, para ello se trabaja con capturas pantallas.
Es recomendable, detallar todos aquellos pasos que se llevan a cabo para usar el programa.

Glosario
Escribir los conceptos de palabras desconocida, que un usuario principiante no pueda entender. Debe estar escrito que permita que cualquier persona pueda comprender los conceptos con el menor grado de dificultad.

Tipos de manuales

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Ø  Por su alcance:

·         Generales o de aplicación universal

·         Departamentales o de aplicación específica: son Manuales que norman la actuación de su personal según el departamento al que están adscritos y las funciones que realizan.- p.-e- Manuales de Ventas.

·         De puestos o aplicación individual: son manuales específicos para detallar las características y el alcance de las responsabilidades de un puesto ó un grupo determinado de puestos similares.

Ø  Por su contenido

·         De historia de la empresa o institución: Estos manuales generalmente tienen una breve historia de la empresa, desde su fundación hasta su realidad, incluyendo además la misión, la visión y el objetivo de la misma. Generalmente incluyen una copia del Reglamento interior de Trabajo para que conozca sus derechos y obligaciones.

·         De organización: Es un manual que contiene información sobre la estructura general de la empresa, y las funciones de cada área.

·         De políticas: Son una especie de criterios de actuación que, sin ser reglas, permiten tener un criterio de actuación en una empresa. p.e. Nuestra política es que el Cliente sea atendido en menos de 15 minutos.

·         De procedimientos: Es un manual específico, que detalla cada una de las etapas que se llevan a cabo para realizar algo... p.e. Manual para la evaluación de personal.

·         De contenido múltiple (manual de Técnicas)

Ø  Por su función específica o área de actividad.

·         De personal: Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo, cartas del límite de autoridad, entre otras cosas.

·         De ventas: Son manuales como su nombre lo dice, de formas para llevar a cabo una tarea específica que son las ventas, por ejemplo.- Manual para ventas de computadoras.

·         De producción o ingeniería.

·         De finanzas.